Een jaar om nooit meer te vergeten, zo gaat 2020 de boeken in. Op onze socials deelden we met #throwbackthursday mooie evenementen en herinneringen van ons team. De knallende afsluiter is aan het MT. Lees en leer; de learnings en successen van Josine, Sabine en Pieter-Bas!
“Ik hoor mezelf soms ‘vorig jaar’ zeggen als ik wil verwijzen naar het begin van de COVID-impact, maar besef me dan steeds dat het nog geen negen maanden geleden was,” vertelt Josine Lixon-Verbeek, Operationeel Directeur bij D&B Eventmarketing. “Ongelofelijk in wat voor rollercoaster we terecht zijn gekomen! De een kan daar wat beter tegen dan de ander. Perfectionistische projectmanagers hebben het moeilijk, net als opdrachtgevers die gewend zijn dat beslissingen over tien schijven moeten gaan. Die tijd is er niet meer, een online events wordt geproduceerd in zes weken in plaats van de vier maanden die iedereen gewend was.”
Dat is - op z’n zachtst gezegd - wel even schakelen. “Waar we eerst verschillende processen chronologisch konden opstarten, moet nu alles simultaan. Dat zorgt voor een tsunami aan werk en dus een verhoogde werkdruk. Daarnaast worden bij online events niet alle zintuigen geprikkeld zoals bij een LIVE bijeenkomst. Alles vindt plaats binnen een kader van 16 bij 9. Sommige collega’s hebben in die nieuwe vorm van events produceren helemaal hun draai gevonden, anderen moeten die nog vinden. Het is ook nogal wat als de kennis en ervaring die je het afgelopen decennium hebt opgebouwd, ineens wegvalt. “
Als operationeel directeur probeert Josine haar team iedere dag opnieuw te motiveren en betrokken te houden. “Allereerst door goed te luisteren, zodat ik weet wat er speelt. Ik besef dat er een dunne scheidslijn is tussen relativeren en bagatelliseren, maar ik probeer die dans wel met elkaar te doen door collega’s in te laten zien wat voor leerzame ontwikkeling we doormaken en welke kansen er liggen. Zo hebben we meer dan 60 online events georganiseerd dit jaar, waarvan 8 events in de week voor kerst - een week waarin we normaliter al aan het afsluiten waren. We draaien dit jaar zelfs voor het eerst in ons bestaan een event op 30 december!”
Corona legt wat haar betreft veel dingen bloot. “Onder andere hoe hard wij mensen elkaar nodig hebben. Zeker creatieve mensen in kleine teams. We moeten elkaar steunen, samen sparren en elkaar er doorheen trekken. Dat dat nu niet kan, maakt de situatie extra uitdagend. Je tijd uitzitten tot LIVE weer terugkomt, kan simpelweg niet. Dus zoeken we tot die tijd extra de digitale verbinding op met elkaar, geven we ons team een thuiswerkboost en genieten we allemaal van een welverdiende kerstvakantie!”
“Corona is toch een biertje?” dacht commercieel directeur Sabine Dijkema toen ze voor het eerst hoorde over het virus. “Een paar dagen laten werd door onze rozekleurige agenda een dikke streep gezet. Opdrachtgevers die niet zelf contact opnamen om te verplaatsen of te annuleren, werden door ons pro-actief benaderd om de mogelijkheden te bespreken. Dat werd door iedereen heel erg gewaardeerd,” herinnert ze zich. “We zijn bij D&B niet van de kleine lettertjes en probeerden vooral mee te denken in plaats van op onze strepen te gaan staan. Gelukkig konden we daarvoor ook terugvallen op onze leveranciers. Samen maakten we er het beste van.”
De communicatie was bij D&B altijd al persoonlijk, maar kreeg door corona een nog diepere laag. “Ik weet nog goed dat ik heel persoonlijke mails heb gestuurd naar onze opdrachtgevers en heel benieuwd was hoe zij deze bizarre tijd ervoeren. Ook zijn er nieuwe contacten ontstaan die ik nooit meer zal vergeten. Je laat je in zo’n situatie op z’n kwetsbaarst zien. De vraag ‘hoe gaat het met je’ werd voor het eerst uitgebreid beantwoord; het was niet langer een formaliteit.”
Na twee weken gingen Sabine en de andere MT-leden de situatie omdenken. “We hebben een aantal ideeën getoetst bij opdrachtgevers op behoefte en haalbaarheid en bleven op die manier ook meteen in contact. In april organiseerden we de wervelende online masterclass De Verbindende Factor en een maand later de allereerste online D&B Rosé met als thema Community Matters. Vooral dat laatste event gaf antwoord op de vraag waar iedereen mee zat: Hoe?”
“Binnen een week was ons relatie-event uitverkocht, waar we voorgaande jaren nog wel wat uurtjes aan het nabellen waren. De reacties van deelnemende opdrachtgevers waren laaiend enthousiast en de energie die we in de kantoor-studio creëerden, was in de woonkamers te voelen. De toon was gezet! Iedereen die geen online ticket had kunnen bemachtigen kreeg een whitepaper toegestuurd met de belangrijkste learnings en ook de rest van het jaar hebben we veel inspirerende content verspreid.”
“D&B tovert graag een lach op ieders gezicht, dus toen we weer naar kantoor mochten, hebben we relaties in een roze bubbeltjesenvelop een welcome back pakketje gestuurd. De kantoorpret was helaas maar van korte duur, het hart onder de riem werd desalniettemin erg gewaardeerd.” Net voor de kerst gingen Sabine en Pieter Bas nog live bij een aantal relaties langs met een relatiegeschenk dat de liefde tussen D&B en haar opdrachtgevers symboliseert. “Er zaten onder andere bloembollen in, omdat we volgend jaar graag samen met onze ambassadeurs willen groeien. Het is echt mijn persoonlijke doel om impact te creëren met elkaar,” aldus Sabine.
“Mijn verhaal voor het online kerstevent met het team ging over verandering. Hoe kon het ook anders?” lacht Pieter Bas. “In de voorbereiding ervan kwam ik een interessante uitspraak tegen: change en chance is maar één letter verschil en dat is niet voor niets. Dat vind ik een symbolische vertaling van het afgelopen jaar. Na de eerste shock en crisismanagement zijn we meteen gaan omdenken.”
Uit eerdere crisissen leerde ik om direct in verandermodus te gaan. Na de speech van Rutte hebben we dus ook meteen met het team besproken dat dit wel eens een kans zou kunnen zijn om ons campagnedenken een boost te geven en de weg voor online events versneld aan te leggen. We zijn met het hele team gaan ondernemen, want online vraagt om een heel andere aanpak. Wat werkt hoe en wat werkt goed? Dat moest allemaal worden uitgezocht.”
Een innovatieteam van zes vrijwillig aangemelde collega’s dook in deze nieuwe wereld en met de teruggekoppelde input organiseerde D&B binnen een maand haar eerste online event. “Die online masterclass was zo’n succes dat een maand later ons D&B Rosé relatie-evenement - voor het eerste online - binnen een week was uitverkocht. Opdrachtgevers en branchegenoten keken naar ons, ze snakten naar inspiratie, wilden zien hoe het anders kon. Die twee events hebben ongelofelijk veel nieuwe business opgeleverd. Opdrachtgevers wilden ‘zo’n D&B Rosé’. Dat was het mooiste compliment.”
“Ik weet nog goed wat onze boodschap was toen we besloten onze business over de online boeg te gooien. Namelijk dat we fouten zouden gaan maken en daarvan gingen leren. We kunnen het ons nu niet meer voorstellen, maar ons eerste eigen online event duurde bijna drie uur. Nu zouden we dat nooit meer doen, maar toen had iedereen zo’n honger naar kennis, dat alle gasten de hele sessie aan hun scherm gekluisterd bleven.”
“Ik ben trots dat we als pioniers deze nieuwe wereld hebben verkend en een extra dimensie hebben toegevoegd aan het event-aanbod. Ook geloof ik dat de meerwaarde van LIVE extra duidelijk wordt als we straks weer fysiek bij elkaar mogen komen. 2021 wordt een mooi jaar.”
