Een online event organiseren kan enorm simpel. Maar wil je echt impact maken en een boodschap overbrengen, moet je je doelgroep betrekken. Dit doe je door niet alleen te zenden, maar ook te luisteren en interactie te creëren. Welke partner is de juiste? Met wie bereik jij je doel? Projectmanager Maarten ging op zoek naar de speld in de hooiberg en geeft je 7 tips:
We starten met een platform. Hier creëer je eigenlijk een omgeving waarin het event plaats gaat vinden, vergelijk het met een eventlocatie en registratiepagina tegelijk. Op die locatie kun je nog diverse keuzes maken zoals je dat bij een live event ook doet. Denk aan een inloop programma, een plenaire sessie, break out rooms, bijna alles kan.
Verschillende locaties en techniekpartijen hebben ‘vaste’ studio’s gecreëerd waar je met een klant een plug&play event kan draaien. Vaak bieden zij een ‘standaard’ service aan met interactieve mogelijkheden zoals inbellen/vragen insturen en polls. Let op, dit is geen platform, wel kun je de stream implementeren in je platform, dit is iets wat wij dan ook aanraden om de totaalbeleving compleet te maken en de gebruiksvriendelijkheid te vergroten. Goed om te weten is dat een studio overal kan worden opgebouwd. Op je eigen kantoor, maar ook op een eventlocatie die mogelijk al was vastgelegd.
Ga je voor een plenair gedeelte wat online indruk moet maken, dan kun je ervoor kiezen een virtuele setting in te zetten. Diverse partijen bieden dit aan in de vorm van standaardpakketten, maar ook volledig custom made. Indien je bijvoorbeeld een gaaf plenair onderdeel in je online event wil inzetten, kun je ervoor kiezen om een virtuele setting te laten maken. Zij maken dan de content die je vervolgens kan streamen op je platform, of indien je een volledig ‘open’ event hebt, op Facebook/Youtube, etc.
Er bestaan ook partijen die het volledige video gedeelte uit handen nemen. Zij zijn gespecialiseerd in live opnames en gaan dan ook niet veel verder dan dat. Een combinatie met een platform en eventueel een contentpartij is eigenlijk wel een must om een volledige beleving neer te zetten.
Ook zijn er partijen die diverse functies gecombineerd hebben en daar 1 omgeving voor hebben gecreëerd. Voordeel hiervan is dat diverse opties al bestaan in een combinatie, nadeel is dat het een vast stramien is waar niet makkelijk van kan worden afgeweken. Het gaat dan om een ‘vast’ platform waar je een volledig event op kan hosten met plenaire sessies, breakouts/tafelsessies en 1-op-1 meetings. Zij maken vaak gebruik van een externe videoconference als Zoom.
Zoal altijd begin je met het doel. (Gek dat dit eigenlijk bij tip 6 staat, maar ach…) Waarom organiseer je dit? Wat moet er blijven hangen? Is er reden tot vieren, een serieuze noot, of gaat het om verbinding en fun? De juiste keuze in presentator en eventueel aangevuld met weloverwogen spreker kunnen het juiste effect bereiken. Maar ook de look en feel moet kloppen. Ziet het er niet de “fancy” uit in tijden van crisis? Of moet het juist degelijk en solide? Let hier goed op: hoe het overkomt in de huiskamer van de kijker is waar het echt om gaat .
Last but not least een punt van aandacht: verschillende streams zijn niet afgesloten voor kijkers buiten de organisatie. Het is zaak dat je goed kijkt naar de mate van geslotenheid van je stream om eventuele pottenkijkers te weren en AVG proof te kunnen streamen. Een private cloud omgeving kan hierin uitkomst bieden.
Wil je hier meer over weten? Wij helpen je graag verder!
