Enthousiaste ambassadeurs kunnen het verschil maken bij de uitrol van een LIVE communicatietraject. 6 Tips voor een succesvolle aanpak bij het inzetten van een kernteam.
Of je nu een jubileumjaartraject aan het ontwikkelen bent, samen gaat bouwen aan je relatiemarketing of aan de slag gaat met een cultuurboost. Overal geldt: betrokkenheid begint met betrekken. Daarom adviseren we vaak onze opdrachtgevers om een kernteam te formeren. Een team dat inhoudelijk meedenkt over de strategie, concept, programma en/of aanpak. Maar hoe zorg je er nu voor dat je hier het meeste uithaalt?
Stel een gevarieerd team samen uit alle lagen van de organisatie. De buitendienst versus binnendienst, medewerkers met jaren dienstverband versus de nieuwkomers, vrouwen versus mannen, oud versus jong. Zorg voor dynamiek! En denk goed na wie de mensen echt in beweging kunnen brengen. Wie zijn je ambassadeurs of juist niet. Betrek informele leiders tijdig als je ze mee wilt krijgen.
Het begint al bij het begin; hoe benader je de mogelijke teamleden. Doe dit persoonlijk en geef de leden echt het gevoel dat het een eer is om gevraagd te worden. Hun bijdrage kost tijd, wat ze niet altijd hebben. Maar levert ook zoveel op (zie tip6!). Bij D&B geloven we in de drie-eenheid: inhoud, interactie en energie. Verweef deze drie elementen dus in iedere bijeenkomst, maar zeker in de aftrap. Neem er de tijd voor en creëer een setting die energie geeft. Schuif standaard vergadertafels aan de kant, laat mensen zichzelf op een leuke manier introduceren, integreer een (mini)brainstorm of ideeënmuur. Laat mensen met elkaar in gesprek gaan en doordenk samen de planning, het proces en de rollen.
Een kernteam dient als klankbord voor de directie of het Managementteam. En heeft naast een adviserende rol ook de taak om geluiden uit de organisatie op te vangen. Wat speelt er? Hoe worden de nieuwe plannen opgepakt? Welke mensen zijn er nodig? De CEO heeft een belangrijke rol in het enthousiasmeren van de groep. Door de eerste bijeenkomst te openen en mensen te bedanken voor hun deelname en aan te geven wat hun verantwoordelijkheid is. Het is handig als er een kernteamlid een direct lijntje heeft met het management, bijvoorbeeld een verantwoordelijke marketeer of directie assistente. Bespreek onderling ook waar ieders kracht zit en wie welke rol heeft. Wat vind je leuk om te doen en waar krijg je energie van? Zo kan een monteur in zijn vrije tijd vrijwilliger zijn bij de organisatie van events en daarmee heel veel kennis hebben die je goed kunt gebruiken. Of misschien speelt een andere collega wel in een band.
Maak het kernteam zichtbaar in de organisatie. Bedenk een pakkende naam, zoals bijvoorbeeld het Toekomst Team of Kerngroep. Maak een energieke foto of laat ieder lid zichzelf introduceren met een video of vlog. Ook adviseren wij altijd om een kernteam zichtbaar te maken op events. Dat kan bijvoorbeeld door hen LIVE te introduceren tijdens een Strategiedag of een faciliterende rol te geven bij sessies. Hiervoor ontwikkelt D&B speciale ‘train-de-trainer’bijeenkomsten.
Je kunt het meeste halen uit je kernteam als de randvoorwaarden goed geregeld zijn, zodat het prettig samenwerken is. Denk bijvoorbeeld aan het consequent inplannen van de meetings; kom minimaal één keer in de drie weken bij elkaar. Dit kan op een vaste locatie zijn of juist afwissend als mensen uit verschillende windstreken komen. Zorg er ook voor dat medewerkers de ruimte krijgen om hier tijd voor vrij te plannen. Ook om buiten de meetings met de output aan de slag te gaan. Gebruik een shared drive waar documenten op gedeeld kunnen worden en leg de rolverdeling en taken binnen het team vast. Koppel regelmatig terug aan de CEO of het MT, maar ook aan de rest van de organisatie.
Wij vinden het als D&B Eventmarketing altijd heel leuk om met kernteams te werken en merken altijd dat het een groot effect heeft. Het is een kosteneffectieve manier om meer mensen te betrekken en de juiste dingen te doen die passen bij de organisatie. Niet alleen is het deelnemen aan een kernteam echt heel leuk, ook draagt het bij aan het grotere gedachtegoed. Iedere keer merken wij dat organisaties erdoor in beweging komen. Mensen stijgen boven zichzelf uit, laten andere kwaliteiten van zichzelf zien dan in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook vergroot het de betrokkenheid bij de organisatie. Zonder dat je het doorhebt ben je aan het bouwen aan de bedrijfscultuur. Een kernteam brengt mensen met elkaar in verbinding en vergroot het saamhorigheidsgevoel. En dit kan alleen door het LIVE bij elkaar brengen van mensen. En daar staan we voor bij D&B!
