Een congres waar alles klopt, een totale beleving, waar de gasten geraakt en geïnspireerd de deur uit deur gaan, waar nog lang over wordt nagepraat en de binding met relaties wordt vergroot. Daar gaan wij voor bij D&B!
Wil jij weten hoe wij ervoor zorgen dat jouw gasten vol energie en inspiratie de deur uit gaan? Lees dan onze tips:
Een gast wil zich welkom voelen, gezien worden. Zet daarom eigen medewerkers in tijdens het event. Zorg dat je de lijst met aanwezigen gasten intern deelt en koppel mensen aan elkaar. Denk bijvoorbeeld ook aan het gepersonaliseerd uitnodigen van je gasten, registeren op voornaam, investeer tijd in het maken van een groepsindeling of tafelschikking, creëer een sfeer die aansluit bij de aard van het bedrijf en laat gasten ook weer op een persoonlijke manier uit, door ze te bedanken voor hun komst of hun bijdrage en gedag te zeggen. Stel jezelf de vraag: wat vind ik zelf belangrijk als ik ergens te gast ben?
Naast de standaard opstelling zijn er vele mogelijkheden voor de setting met je event. Verras je gast. Enkele voorbeelden:
Tijdens het Sigma Congres ‘Vandaag over Morgen’ daagden de sprekers de bezoekers uit om anders naar zichzelf, hun werk en hun omgeving te kijken. De setting werd hier helemaal op aangepast; vanaf een centraal, langzaam ronddraaiend podium werd gepresenteerd, de gasten zaten rondom het podium gepositioneerd en grote projectieschermen zorgden voor ondersteunende content.
Onze opdrachtgever Raet kwam bij ons met de vraag om hun klantendag anders dan de voorgaande edities vorm te geven. Een programma waarbij de combinatie van een inhoudelijk programma en het geven van een energieboost voorop stond. De gasten werden getriggerd met een event in de vorm van een festival. Een ‘congresfestival’ dat voor ieder wat wils te bieden had, met verschillende ruimtes en settings.
Je kunt nog zo’n mooie locatie of lekkere catering hebben, de spreker bepaalt uiteindelijk voor een belangrijk deel het succes van de dag. Denk verder dan de gebaande paden. Zo kan een spreker uit een andere branche misschien net die metafoor leggen naar het vakgebied van je organisatie of kies om te inspireren met het verhaal van een bevlogen ondernemer of start-up. Probeer het congres niet helemaal vol te ‘stouwen’ met sprekers. De concentratieboog van gasten is kort. Lees hier wat creatief conceptontwikkelaar Paul doet om op zoek te gaan naar die spreker in het wild!
Het enthousiast maken van je gasten voor je programma begint al in het voortraject met een passend communicatietraject. Het heeft niet alleen als doel om gasten uit te nodigen en aanmeldingen te registeren maar je kunt ook al input verzamelen onder je doelgroep. Wat speelt er bij je gast? Welke onderwerpen zijn voor hun top op mind? Waar hebben zij behoefte aan? Met een kloppend traject manage je meteen de verwachtingen van het event en kun je de no-show op de dag verlagen. Niets is zo vervelend als een halflege zaal.
Er zijn heel veel mogelijkheden om beleving toe te voegen aan het programma, vaak kan dit al door kleine, creatieve toevoegingen. Vragen uit de zaal? Gebruik geen standaard interruptiemicrofoon, maar bijvoorbeeld een gooibare microfoon - de catchbox - of grote ballen waarop de gasten hun vragen aan de spreker kunnen schrijven. En dan samen ervoor zorgen dat ze op het podium terecht komen. Gegarandeerd humor en reuring in de zaal.
Of laat gasten aan het begin van de dag kennismaken met hun buurman of -vrouw aan de hand van de ‘verhalen’ die je sleutelbos vertelt. Er zijn tegenwoordig ook heel veel digitale tools op je mobiele telefoon die kunnen helpen meer dynamiek in het congres te brengen.
De groep niet-komers is vaak groter dan de groep die wel aanwezig is. Betrek hen ook bij het event; door bijvoorbeeld het delen van een compilatiefilm, een sfeerverslag na afloop of een webinar van één van de sprekers die de thuisblijvers vanachter de computer kunnen meemaken. Laat tijdens het event een visueel verslag maken. Dit is niet alleen een leuk uitstapje tijdens je event, maar zorgt ook voor een creatieve wrap-up. Die je weer kunt gebruiken als nazorg.
Tot slot, ieder event dat wij organiseren voor onze opdrachtgevers is uniek. Wil je verrast worden door onze creativiteit en het uithanden nemen van de organisatie van je congres? Neem contact met ons op of lees meer over onze aanpak in de D&B Congresbooster.
